Pengertian Arsip Elektronik

OLEH DIAN4NGGRAENI PADA 4 JANUARI 2013

Menurut  asalnya  arsip berasal dari bahasa yunani “archivum” yang artinya tempat untuk   menyimpan. Sementara itu tempat penyimpanan  dokumen masa pemerintahan berada di Balai Kota (archeon). Dengan  demikian, arsip yang mengadopsi istilah “archief ” dari bahasa Belanda yang ada kemiripan dengan bahasa Yunani “achivum ”.yang mempunyai wayuh arti. Arsip disatu sisi berarti warkat yang disimpan yang wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data statistik, film, kaset, CD, dan sebagainya.

Ada beberapa pembatasan pengertian tentang arsip :

1. The Liang Gie dalam Sularso  Mulyono dkk. Bahwa Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena  mempunyai  keguanaan agar  setiap  kali  diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali
2. File adalah arsip aktif yang masih terdapat  di  unit  kerja  dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara   aktif   (Hadi   Abubakar, 1996:10)
3. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang   dibuat    dan   diterima   oleh   lembaga   negara,    pemerintahan   daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupannya bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No. 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2).
4. Arsip adalah dokumen tertulis   yang   mempunyai  nilai  historis, disimpan  dan   dipelihara di tempat khusus untuk referensi (Kamus   Besar   Bahasa Indonesia).
5. Arsip adalah segala kertas naskah  buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara,   gambar peta, bagan atau dokumen lain  dalam segala   macam  bentuk   dan   sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan   yang   dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai   bukti   atas   tujuan   organisasi,   fungsi, kebijaksanaan, keputusan, prosedur, pekerjaan atau kegiatan pemerintah      yang lain atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya (Wursanto, 1991:18).
6. Filling (Kearsipan) adalah penempatan kertas-kertas  dengan sedemikian rupa  dalam tempat penyimpanan yang baik menurut  aturan  yang  telah ditentukan terlebih dahulu sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat ditemukan kembali   dengan mudah dan cepat (Sularso Mulyono dkk, 1985:3).

Dengan uraian konsep arsip dan batasannya tersebut, dapat ditarik sebuah gambaran bahwa arsip perlu diatur penyimpanannya. Sehingga, tidak sekedar penyimpanan kumpulan warkat sebagai bahan pegingat (arsip), tetapi perlu pengaturan cara prosedur penyimpanan (kearsipan). Hal itu dapat dijelaskan dengan keterangan berikut ini :

1.    Penyimpanan (storing), ini berarti arsip perlu disimpan, tidak   boleh diletakkan   demikian rupa sehingga setiap orang dapat membaca arsip bagaimanapun kecilnya tetap bersifat rahasia.

2. Penempatan (placing), ini berarti arsip tidak sekedar disimpan, tetapi harus diatur dimana arsip itu harus diletakkan. Penempatan arasip sangat terkait dengan penemuan kembali apabila diperlukan.
3. Penemuan Kembali (finding), ini  berarti arsip  harus   dapat   ditemukan kembali   apabila  diperlukan sebagai   bahan   informasi  dengan mudah  dan cepat.

A.     Arsip Elektronik atau sering disebut juga arsip digital

Merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media. Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.

Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti Hard disk, CD, DVD dan lain-lain. Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan Database yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file-file hasil alih media.

Sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip manual. Maka sistem arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip manual, dengan kata lain sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual.

B.      Manfaat Arsip Elektronik:

1.       Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.

2.       Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.

3.       Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun  nama dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.

4.       Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya.

Berdasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada prosedur untuk membackup ke dalam media lain, misalnya CD atau external hard disk

5.       Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak ± 7000 lembar (1 lembar setera dengan 100 KB dalam format PDF) atau ±700 foto (1 foto setara dengan 1 Mb dalam format JPEG).

6.       Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya tau bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan secara digital.

7.       Berbagai arsip secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan memalui LAN bahkan internet.

8.       Meningkatkan keamanan, karena mekanise kontrol secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya.

9.       Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke dalam media penyimapanan yang compatible. Bandingkan dengan men-recovery dokumen kertas yang sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun pencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan lagi.

C.     Pengelolaan Arsip Elektronik

a.     Memindahkan dokumen

Penangkapan adalah proses penentuan rekod yang harus dibuat dan yang disimpan. Termasuk didalamnya adalah rekod yang di terima atau dikirim oleh organisasi. Penangkapan ini meliputi dokumen apa yang di tangkap, termasuk juga siapa yang boleh mengakses rekod tersebut dan berapa lama rekod tersebut disimpan. Rekod elektronik yang tercipta dari awal penciptaan penangkapan dokumen dapat secara langsung diintegrasikan dengan sistem pengelolaan arsip elektronik, namun untuk rekod yang merupakan hasil digitalisasi maka ada beberapa cara dalam memindahkan rekod cetak ke dalam sistem rekod elektronik

Metode yang digunakan dalam mengalih mediakan dokumen antara lain (www.GeorgiaArchives.org):

1.    Scanning

Alih media dengan menggunakan scanning atau memindai dokumen yang akan menghasilkan data gambar yang dapat disimpan di komputer

2.    Conversion

Mengkonversi dokumen adalah proses mengubah dokumen word processor atau spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk disimpan pada sistem komputerisasi.

3.    Importing

Metode ini memindahkan data secara elektronik seperti dokumen office (e-mail), grafik atau data video ke dalam sistem pengarsipan dokumen elektronik. Data dapat dipindahkan dengan melakukan drag and drop ke sistem dan tetap menggunakan format data aslinya.

b.    Menyimpan dokumen

Setelah rekod dipindahkan dalam sistem maka rekod harus di simpan seacra benar. Sistem penyimpanan ini harus dapat mengantisipasi perubahan teknologi baik hardware maupun software, peningkatan jumlah dokumen, dan bertahan dalam waktu yang lama. Sistem komputerisasi harus mendukung alat penyimpanan yang sekarang tersedia dan juga yang akan dating hal ini untuk memberikan kepastian penggunaan serta penyimpanan jangka panjang.

Keputusan untuk menangkap sebuah rekod berimplikasi pada penyimpanannya.  Kondisi penyimpanan harus dapat memastikan bahwa rekod terjaga, mudah diakses dan dikelola dengan efektif. Untuk rekod elektronik, harus ada perencanaan tambahan selain seperti yang bentuk cetak untuk menghindari rekod elektronik tersebut hilang, seperti : sistem back-up untuk menghindari kehilangan atau kegagalan sistem, seperti mengatur jadwal back-up secara rutin, membuat copi dalam berbagai media, penyebaran copi ke berbagai tempat; pemeliharaan proses untuk menghindari kerusakan media, record perlu di transfer ke dalam media yang baru; hardware dan software juga perlu diperhatikan agar rekod dapat terus dibaca dengan cara menyimpan software dan hardware original atau memindahkan ke hadware dan software terbaru secara terus menerus.

Media penyimpanan yang bisa dijadikan alternative pemilihan :

a.       Magnetic Media (Hard Drives)

b.       Magneto-Optical Storage

c.        Compact Disc

d.       Digital Versatile Disc (DVD)

e.       WORM (Write Only Read Many)

c.     Mengindeks Dokumen

Rekod dalam bentuk cetak dikelola dengan melakukan pelabelan, sortir, indeks, ditempatkan dalam folder dan dimasukkan dalam filling cabinet sehingga rekod mudah untuk ditemukan. Begitu juga dengan rekod elektronik, perlu adanya motode untuk mengelola rekod agar mudah dipahami pengguna untuk saat ini maupun untuk masa yang akan datang.

Klasifikasi adalah proses identifikasi kategori atau kategori aktifitas bisnis dan rekod yang mereka ciptakan dan pengelompokaannya ke dalam file untuk memberikan diskripsi, control, links dan menentukan status disposisi dan akses.

Pengindeksan pada rekod elektronik sama pentingnya seperti pada rekod yang tercetak karena indeks berguna untuk meletakkna dan temu kembali rekod  atau informasi yang benar. Pengindekasan pada rekod elektronik hampir sama dengan rekod tercetak, hanya saja unit kerja menjadi field dan subjek menjadi keywords. Fields pada indeks dapat digunakan untuk mengkategorikan dokumen, untuk melacak tanggal pembuatan atau retensi rekod atau untuk memasukkan subjek. Pemberian nama pada subjek harus bisa mencerminkan isi atau juga unit kerja pada bentuk cetaknya seperti Keuangan.

Arsip elektronik diciptakan melalui proses digitalisasi dari arsip konvensional dimana proses ini membutuhkan tahapan-tahapan sebagai berikut:

a.     Tahapan pengumpulan bahan

Arsip yang dipilih untuk dilayankan adalah dengan mempertimbangkan kegunaan arsip diman arsip yang sering dicari oleh pengguna adalah yang menjadi prioritas pertama, kemudian adalah arsip yang sudah rapuh atau segera rusak, untuk menjaga, merawat, maupun untuk pertimbangan perlindungan maka arsip-arsip yang sudah rapuh didahulukan untuk dilayankansehingga disamping sebagi fungsi pelayanan juga untuk fungsi perlindungan. Pertimbangan selanjutnya adalah dari sisi informasi, semakin penting informasi yang terkandung di dalam arsip maka arsip tersebut menjadi prioritas untuk segera dilayankan.

b.    Tahapan Pemindaian

Tahapan pemindaian dimana arsip konvensional jenis tekstual dan jenis foto dilakukan pemindaian dengan alat pemindai yaitu scanner. Proses pemindaian dilakukan dengan hasil disesuaikan pada format TIFF yaitu format image tanpa kompresi dan resolusi pada 600dpi untuk perlindungan arsip.

c.     Tahapan Manipulasi

Tahapan dimana arsip elektronik disesuaikan sehingga nantinya dapat digunakan pada aplikasi dengan baik. Karena file hasil digitalisasi adalah sangat besar dan berformat TIFF maka pada tahapan ini diubah formatnya ke dalam bentuk pdf dan ukuran resolusi diperkecil sampai dengan 25% dari aslinya

d.    Tahapan Entry Data

Setelah arsip elektronik dilakukan proses manipulasi dan siap untuk digunakan maka selanjutnya adalah melakukan entry data dimana data deskripsi arsip disesuaikan dengan arsip elektronik sehingga pengguna dapat melakukan pencarian dari aplikasi ini dengan menggunakan kata kunci sesuai dengan deskripsi arsip dan dpat langsung melihat arsip elektronik hasil penemuan kembali tersebut. Dengan layanan yang langsung dapat menggunakan arsip.

e.     Tahapan Editing dan Koreksi

Tahapan terakhir diman pada tahapan ini disamping dilakukan koreksi terhadap pengetikan deskripsi arsip juga dilakukan koreksi apakah data deskripsi arsip yang dientry sudah sesuai dengan arsip elektronikanya. Jika pengetikan maupun kesesuaian data belum benar maka segera dilakukan editing yang diharapkan dari proses koreksi dan editing ini tidak ada kesalahan teknis dalam hal pengetikan dan kesesuaian data

D.     Keuntungan dan Kelemahan Arsip elektronik adalah:

a.    Keuntungan:

Ø Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.

Ø Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.

Ø Kemudahan akses terhadap arsip elektronik

Ø Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik.

Ø Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.

Ø Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital

b.   Kelemahannya :

Ø Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan,
memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara;

Ø Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan
maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain;

Ø Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen kerena tidak sengaja.